¿CUÁLES SON LOS DEBERES DE LOS COMERCIANTES EN COLOMBIA?

 ¿Qué es ser Comerciante en Colombia?

El Código de Comercio colombiano define al comerciante como toda persona que se dedica de manera profesional y habitual a la realización de actividades comerciales. Esto implica que un comerciante no solo es quien compra y vende bienes o servicios, sino también quien organiza, administra y gestiona actividades con fines lucrativos dentro de los límites de la ley. Las personas naturales o jurídicas que ejercen el comercio en Colombia están sujetas a una serie de deberes y responsabilidades, que van desde el registro mercantil hasta el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.

¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir el comerciante para iniciar operaciones?

Antes de iniciar operaciones, el comerciante debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por la legislación colombiana. Estos requisitos buscan garantizar que el comerciante opere de manera legítima y con una estructura adecuada. Algunos de los pasos más importantes para cumplir con la normativa son los siguientes:

1. Registro Mercantil

El registro mercantil es un proceso obligatorio para toda persona que desee ejercer actividades comerciales en Colombia. Este trámite se realiza ante la Cámara de Comercio de la jurisdicción donde se establecerá el negocio, y permite formalizar la existencia del comerciante ante las autoridades. Con el registro mercantil, el comerciante adquiere la capacidad legal para realizar actos comerciales y se le otorga un número de identificación, similar al NIT, que le permitirá cumplir con sus obligaciones fiscales.

1. Definir el Establecimiento de Comercio

La definición del establecimiento de comercio es un paso crucial, ya que implica establecer el lugar físico o virtual en el cual el comerciante desarrollará su actividad económica. Un establecimiento de comercio puede ser una tienda, oficina, taller, o incluso una plataforma digital, dependiendo del tipo de actividad que el comerciante planee desarrollar. En esta fase, los especialistas en establecimiento de comercio juegan un papel clave al asesorar sobre aspectos legales y administrativos que debe cumplir el local, tales como las normas de seguridad y la adecuación del espacio según el tipo de negocio.

1. Inscripción en la DIAN y Obtención del NIT

Para formalizar el inicio de operaciones, es necesario inscribirse en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y obtener el Número de Identificación Tributaria (NIT). Este número permite a la empresa identificar sus operaciones fiscales y declarar impuestos de acuerdo con la ley colombiana. Esta etapa es fundamental para cualquier comerciante, ya que la falta de inscripción en la DIAN puede generar sanciones fiscales y limitar la capacidad de realizar transacciones comerciales con otras entidades.

1. Licencias y Permisos

Algunos tipos de negocios requieren licencias y permisos adicionales para operar legalmente. Estos requisitos pueden variar según el tipo de comercio y la ubicación del establecimiento. Por ejemplo, negocios en el sector de alimentos requieren permisos de sanidad, mientras que un establecimiento que se dedique a actividades industriales debe contar con permisos ambientales y de uso de suelo. Como  bufete de abogados en establecimiento de comercio podemos orientar al comerciante en la obtención de estos permisos y en la adecuación de sus instalaciones para cumplir con las normativas vigentes.

1. Contratos Laborales y Seguridad Social

Otro aspecto importante para iniciar operaciones es la contratación de empleados. Los comerciantes están obligados a afiliar a sus empleados a la seguridad social, incluyendo salud, pensión y riesgos laborales, y a establecer contratos laborales que cumplan con la legislación laboral vigente. Un abogado de establecimiento de comercio puede proporcionar asesoría para redactar contratos laborales que garanticen el cumplimiento de la ley y protejan tanto los derechos de los empleados como los intereses del comerciante.

¿Cuáles son los deberes generales de los comerciantes?

Una vez que el comerciante cumple con los requisitos para iniciar operaciones, adquiere una serie de deberes que están regulados por el Código de Comercio. Entre los deberes más destacados se encuentran:

• Llevar Contabilidad Ordenada y Actualizada

Uno de los deberes fundamentales del comerciante es llevar una contabilidad ordenada y actualizada, que refleje la situación financiera de su negocio de forma veraz y confiable. Esto implica registrar todas las operaciones comerciales en libros contables, conservar los documentos que respalden dichas operaciones, y presentar informes financieros cuando las autoridades lo requieran. La contabilidad es una herramienta clave para la gestión de la empresa y es fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias. Además, permite al comerciante evaluar el rendimiento de su negocio y tomar decisiones informadas.

• Inscripción de Libros Contables en la Cámara de Comercio

Además de llevar contabilidad, el comerciante debe inscribir ciertos libros contables en la Cámara de Comercio correspondiente. Estos libros incluyen el libro mayor, el libro diario, y el libro de inventarios y balances, los cuales permiten realizar un seguimiento detallado de las operaciones y del estado patrimonial del negocio. La inscripción de estos libros es un requisito legal que ayuda a garantizar la transparencia en las actividades comerciales y facilita la supervisión por parte de las autoridades.

• Renovación Anual del Registro Mercantil

El registro mercantil no es un trámite único, sino que debe renovarse cada año para que el comerciante mantenga su legitimidad ante la Cámara de Comercio. Esta renovación permite a las autoridades llevar un control de los comerciantes activos en el país y garantiza que el negocio esté al día con sus obligaciones fiscales y laborales. La renovación anual del registro mercantil es una responsabilidad que no debe descuidarse, ya que la falta de renovación puede generar sanciones y afectar la continuidad del negocio.

• Cumplimiento de Obligaciones Tributarias

Los comerciantes en Colombia están sujetos a una serie de obligaciones tributarias, que incluyen la declaración y el pago de impuestos como el IVA, el impuesto de renta y el ICA (Impuesto de Industria y Comercio). La DIAN es la entidad encargada de regular el cumplimiento de estas obligaciones, y el comerciante debe estar al día con sus pagos y declaraciones para evitar sanciones fiscales y posibles embargos. Además, algunos impuestos deben ser retenidos a los empleados o proveedores, lo que convierte al comerciante en agente de retención.

Dado el conjunto de obligaciones y trámites que deben cumplir los comerciantes en Colombia, es altamente recomendable contar con el apoyo de asesores jurídicos en establecimiento de comercio que orienten en temas como la constitución de la empresa, la redacción de contratos, la obtención de permisos y el cumplimiento de las normativas. Nuestros especialistas pueden brindarle una asesoría integral y personalizada, adaptada a las necesidades de cada negocio.

Contar con expertos no solo facilita el proceso de apertura, sino que también protege al comerciante de posibles problemas legales a futuro, como demandas laborales, sanciones fiscales o conflictos comerciales.