¿QUE REQUISITOS SE NECESITAN PARA REGISTRAR UNA SOCIEDAD O PYME EN COLOMBIA?

Elección de la estructura legal de la sociedad

Antes de registrar una sociedad en Colombia, es fundamental decidir qué tipo de estructura jurídica se adapta mejor a tu proyecto. Las opciones más comunes incluyen:

• Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.): La S.A.S. es la figura jurídica más utilizada en Colombia debido a su flexibilidad. Esta sociedad permite constituir la empresa con un solo accionista y otorga autonomía en la distribución de las utilidades y en la administración. Además, limita la responsabilidad de los socios al capital aportado.
• Sociedad Limitada (Ltda.): En una sociedad limitada, los socios también limitan su responsabilidad al capital aportado. Sin embargo, a diferencia de la S.A.S., el número de socios no puede exceder de 25, y la administración y toma de decisiones son menos flexibles.
• Sociedad Anónima (S.A.): Se recomienda para empresas grandes, ya que su estructura requiere un capital mínimo de 50 millones de pesos y al menos cinco accionistas. Esta estructura permite la libre cesión de acciones.
• Sociedad Colectiva o en Comandita: Estas estructuras son menos comunes y tienen características específicas que pueden no ser atractivas para las PYMES.

Contar con un abogado para establecimiento de comercio es esencial en esta etapa, ya que puede ayudar a entender las implicaciones legales y tributarias de cada tipo de sociedad, evitando problemas futuros y asegurando que la estructura escogida sea la adecuada.

Creación de los estatutos de la sociedad

Los estatutos son el conjunto de normas que regirán la sociedad y deben incluir aspectos como:

• Nombre de la sociedad.
• Objeto social o actividad principal.
• Capital social y su distribución.
• Responsabilidades de los socios y administradores.
• Reglas para la distribución de utilidades y pérdidas.

Como expertos podemos ayudarte a redactar estos estatutos, asegurándose de que estén en línea con la ley y con los intereses de todos los socios. Conocemos las particularidades del derecho societario y podemos evitar errores en la redacción que podrían traer problemas legales en el futuro.

Registro de la sociedad en la Cámara de Comercio

Una vez que se han definido los estatutos y el tipo de sociedad, el siguiente paso es registrarla en la Cámara de Comercio. Este registro formaliza la empresa y le da existencia jurídica.

Requisitos para el registro:

1. Diligenciar el formulario de registro: La Cámara de Comercio de cada ciudad tiene un formulario que debe llenarse con la información básica de la sociedad, incluyendo el nombre, los datos de los socios y el objeto social.
2. Pago de derechos de inscripción: La inscripción en la Cámara de Comercio tiene un costo que varía según el tipo de sociedad y el capital social registrado.
3. Registro de libros contables y societarios: Es obligatorio registrar los libros de actas y los libros contables que se utilizarán para llevar la contabilidad de la empresa. Esto ayuda a garantizar que la información financiera de la sociedad esté siempre en orden.

Obtención del Registro Único Tributario (RUT)

El Registro Único Tributario (RUT) es un documento emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que identifica a las personas y empresas para efectos tributarios. El RUT incluye el NIT (Número de Identificación Tributaria), que será el identificador de la empresa ante la DIAN.

Para obtener el RUT, se deben realizar los siguientes pasos:

• Dirigirse a la DIAN con los documentos de constitución de la empresa, el certificado de la Cámara de Comercio y el documento de identidad del representante legal.
• Diligenciar el formulario para la inscripción en el RUT.
• Declarar el régimen tributario en el que operará la empresa (simplificado o común, dependiendo de los ingresos proyectados).

Autorización de facturación

Toda sociedad o PYME necesita facturar sus ventas para estar en regla y cumplir con sus obligaciones tributarias. Para ello, es necesario obtener la autorización de la DIAN para emitir facturas y, en algunos casos, registrarse para el uso de la facturación electrónica.

El trámite de facturación implica:

• Solicitar la resolución de facturación ante la DIAN.
• Elegir el tipo de facturación (facturación electrónica, por computador o manual).
• Emitir facturas que cumplan con los requisitos legales, tales como NIT, descripción de bienes o servicios y el IVA (si aplica).

Trámites adicionales según el sector

Dependiendo de la actividad económica de la empresa, es posible que necesites permisos especiales. Algunos sectores, como el de alimentos, salud y transporte, requieren licencias o permisos adicionales para operar legalmente. Por ejemplo:

• Industria de alimentos:Es necesario cumplir con los requisitos del Invima y obtener los permisos de sanidad.
• Servicios de salud: Se requieren habilitaciones especiales de las secretarías de salud.
• Transporte: Las empresas de transporte necesitan permisos del Ministerio de Transporte y cumplir con regulaciones específicas.

Contratación de empleados y cumplimiento de obligaciones laborales

Si tu empresa planea contratar empleados, debes estar registrado como empleador ante el Ministerio de Trabajo. Además, necesitas cumplir con las obligaciones laborales, como la afiliación a la seguridad social (EPS, ARL y pensión) y el pago de prestaciones sociales.

Una asesoría legal en esta área te permitirá conocer todas las responsabilidades laborales y evitar sanciones por incumplimiento de la normativa.

Importancia de contar con un despacho de abogados para establecimiento de comercio

Registrar una sociedad o PYME en Colombia puede ser un proceso complejo y lleno de detalles legales que no siempre son fáciles de manejar sin ayuda especializada. Como abogados para establecimiento de comercio no solo te orientaremos en cada paso del proceso, sino que también aseguramos que tu empresa esté estructurada de manera óptima y en cumplimiento con las leyes colombianas.

Desde la elección de la estructura societaria, la redacción de los estatutos, el registro en la Cámara de Comercio y la obtención de permisos adicionales,  podemos ayudarte a construir una base sólida y evitar problemas legales.